Aktenzeichen: FB15/Zy
Vergabe-Nr.: 37;1001992526;ÖA
Bezeichnung des Verfahrens: Regionalforen 2026-2027.

1. Art der Vergabe
Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO.

2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle
Landesamt für Natur, Umwelt und Klima NRW
Leibnizstraße 10, 45659 Recklinghausen
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 126 352 455
Kontaktstelle Vergabestelle - FB 15
Fax +49 2361/305-59855
Telefon +49 2361/305-0
E-Mail-Adresse vergabestelle@lanuk.nrw.de
Hauptadresse (URL) https://www.lanuk.nrw.de

3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle
Wie Ziffer 2

4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind
Elektronische Angebote werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht.

5. Form der Angebote
Zugelassen ist: die Abgabe elektronischer Angebote ausschließlich unter https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YY7YT21FRNXE

6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung
Art der Leistung:
Ziel ist es regionale Akteure und insbesondere Stadtverwaltungen in der Klimaanpassung regional zu vernetzen. Die Regionalforen sollen in der zweiten Jahreshälfte 2026 und dem ersten Quartal 2027 stattfinden. Es handelt sich um Ganztagesveranstaltungen. Als Veranstaltungsort wird jeweils ein Ort aus den Regionen Eifel, Sauerland, Hellweg/OWL, Münster, Niederrhein ausgewählt werden, den das LANUK in Zusammenarbeit mit einem regionalen Partner organisiert. Jedes Regionalforum wird dabei von einem regionalen Partner begleitet, welcher in der Region verwurzelt ist und bei den Veranstaltungen unterstützend tätig wird. Der Auftragnehmer (AN) soll dabei den Auftraggeber (AG) bei der Durchführung der Veranstaltungen unterstützen und Veranstaltungen organisatorisch vorbereiten.
Umfang der Leistung:
Gegenstand der Vergabe ist eine Veranstaltungsunterstützung über die Organisation (Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung) von fünf Veranstaltungen (Regionalforen).

Erfüllungsort:
Landesamt für Natur, Umwelt und Klima NRW, Wallneyer Str. 6, 45133 Essen
Ergänzende/Abweichende Angaben zum Erfüllungsort:
Die Erfüllungsorte varieren und stehen noch nicht fest. Sie sind lediglich auf 5 Standorte in NRW beschränkt.

7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose
Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen.

8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten
Nebenangebote werden nicht zugelassen.

9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist
Beginn: 20.07.2026 Ende: 31.12.2027.

10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können
Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YY7YT21FRNXE/documents
Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen.

11. Ablauf der Angebotsfrist
08.07.2026 10:00 Uhr

12. Ablauf der Bindefrist
17.07.2026

13. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen
Keine Kautionen oder Sicherheiten im engeren Sinn, jedoch sind dem Angebot:
a) unterschriebenes Angebotsschreiben (Formular 324)
b) vollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis
zwingend beizufügen.

14. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind
Die Zahlungsbedingungen ergeben sich aus den Ausschreibungsbestimmungen. Ergänzende Regelungen finden sich in den Vertragsbedingungen des Landes NRW.

15. Vorzulegenden Unterlagen
Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

• Firmenfragenkatalog (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Firmenfragenkatalog, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

• Namentliche Benennung des hauptverantwortlichen Ansprechpartner für den AG und dessen Vertretung sowie der/die vor Ort anwesenden verantwortlichen Person(en), (mittels Eigenerklärung vorzulegen): je Veranstaltung ist allerdings nur eine Person vor Ort verantwortlicher Ansprechpartner
• eine Kurzdarstellung der Referenzen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): diese sollte folgendes enthalten: Anlass, Größe (Personenanzahl), Veranstaltungsort, Auftraggeber, Zeitraum, Konzeptidee und Beschreibung der erbrachten Leistung und mit einem repräsentativen Foto (je Referenz von ca. ½ DIN A4-Seite, Arial 12 und einzeilig) von folgenden Referenzen:
• Mindestens 3 Referenzen in der Veranstaltungsorganisation in den letzten 3 Jahren bei Veranstaltungen mit mindestens 100 Teilnehmenden.
• Mindestens 1 Referenz in der nachhaltigen Organisation von Veranstaltungen in den letzten 3 Jahren bei Veranstaltungen mit mindestens 100 Teilnehmenden.

Sollte eine Referenz mehrere Punkte abdecken, so können auch weniger als 5 Referenzen eingereicht werden. Dies ist jedoch in der Kurzdarstellung deutlich hervorzuheben.
Sonstige Unterlagen:

• soweit zutreffend: Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllte und ggf. unterzeichnete Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung
• soweit zutreffend: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung zur Eignungsleihe
• soweit zutreffend: Information zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe (Formular 533a) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllte und ggf. unterzeichnete Information zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe

Bedingungen an die Auftragsausführung:

• Angebotsschreiben (Formular 324) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefülltes und unterschriebenes Angebotsschreiben. Hinweis: Fehlt dieser Vordruck, so gilt das Angebot als nicht abgegeben und muss vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Eine Nachreichung ist nicht möglich!
• Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): unterzeichnete Eigenerklärung Ausschlussgründe, ggf. auch von den anderen Mitgliedern der Bietergemeinschaft und allen Subunternehmen.
• Leistungsverzeichnis (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefülltes Leistungsverzeichnis Hinweis: Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass das Leistungsverzeichnis vom Bieter vollständig und eindeutig ausgefüllt werden muss. Sind die erforderlichen Stellen nicht ausgefüllt, angekreuzt oder fehlt der Preis, führt dies zum Ausschluss des Angebotes, da für den Auftraggeber nicht erkennbar ist, ob das Angebot vollständig ist. Freigelassene Felder sind keine zulässigen Angaben.

Auf Anforderung der Vergabestelle vorzulegende Unterlagen
Bedingungen an die Auftragsausführung:

• soweit zutreffend: Nachweis Unterauftragnehmer (Formular 533b) (mittels Eigenerklärung vorzulegen): ausgefüllte und ggf. unterzeichnete Nachweis zu Unterauftragnehmern.

16. Angabe der Zuschlagskriterien
Wertungsmethode: Niedrigster Preis

18. Sonstiges
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 29.06.2026

Teilnahmebedingungen
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu überprüfen:

1. Beantwortung des Firmenfragenkatalogs zur Eintragung in Berufs- und Handelsregister
2. Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521) ggf. auch für alle Nachunternehmen / alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft
3. soweit zutreffend: ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531)
4. Erklärung Unterauftragnehmer Formular 533a (und ggf. auf Verlangen Formular 533b)
5. soweit zutreffend je Los: Erklärung Eignungsleihe (Formular 534a)

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu überprüfen:
Beantwortung eines Firmenfragenkatalogs zum Nachweis des Vorhandenseins einer Berufshaftpflichtversicherung.

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu überprüfen:

1. Beantwortung eines Firmenfragenkatalogs: auch für die Erklärung, dass ausreichend personelle, finanzielle und technischen Kapazitäten zur Verfügung stehen
2. eine Kurzdarstellung, hinsichtlich Anlass, Größe (Personenanzahl), Veranstaltungsort, Auftraggeber, Zeitraum, Konzeptidee und Beschreibung der erbrachten Leistung und mit einem repräsentativen Foto
3. Namentliche Benennung des hauptverantwortlichen Ansprechpartner für den AG und dessen Vertretung sowie der/die vor Ort anwesenden verantwortlichen Person(en) (je Veranstaltung ist allerdings nur eine Person vor Ort verantwortlicher Ansprechpartner)

Im Fall der Zuschlagserteilung ist der Auftragnehmer verpflichtet, das vorgestellte Personal für die ausgeschriebene Leistung einzusetzen. Soweit andere als die im Angebot benannten Personen eingesetzt werden sollen, ist dies mit dem Auftraggeber rechtzeitig im Voraus abzustimmen.

Sonstige Bedingungen
Skontoabzug
Der Bieter muss im Leistungsverzeichnis angeben, ob er einen Skontoabzug einräumt (Höhe und Zahlungsziel). Eine Skontogewährung wird bei der Wertung positiv berücksichtigt, wenn die Skontofrist mindestens 14 Tage beträgt. Der Preis wird entsprechend des Skontoabzuges neu berechnet. Hat der Bieter einen Skontoabzug eingeräumt, so hat der Auftraggeber die Wahl, ob er den Skontoabzug und das damit verbundene verkürzte Zahlungsziel in Anspruch nimmt.

Besondere Bedingungen für Dienstleistungsaufträge
Juristische Personen müssen den Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen.

Bekanntmachungs-ID: CXS7YY7YT21FRNXE